为认真收集整理和保管好湖北经济学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案，维护基金会档案的完整，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为基金会的各项工作服务，结合基金会的实际情况，特制定本办法。
第一章 归档范围
第一条凡是反映基金会工作、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。主要以下几类：
（一）基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
（二）基金会理事会形成的文件材料；
（三）捐赠方面的文件材料（含捐赠协议、清单、联系函件等）；
（四）基金会制度体系、会议纪要、内部发文（包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等）；
（五）基金会有效证照、证件、印章；
（六）具有法律效力及保存价值的文件；
（七）基金会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等；
（八）基金会获得的社会荣誉资料。
第二条与基金会有关的电子版资料、文件等，要在基金会办公电脑中按密级分类存放。
第三条其他有必要归档管理的资料，如声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、校友、协作单位等提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等，要交由专人或专门机构存放保管。
第二章 立卷归档要求
第四条基金会应设专人即时做好档案归档分类保管。归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
（五）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写，卷内文件目录放在卷目；
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第三章档案保管期限
第五条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第六条确定档案保管期限的原则
（一）凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；
（二）凡是反映基金会一般活动，在较长期时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；
（三）凡是在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第四章档案保密级别
第七条档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，基金会负责人核定密级；
第八条有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经负责人批准；
第九条对已到保密期限的档案要请负责人鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
第五章档案的利用
第十条因工作需要，借阅基金会档案需到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；
第十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；
第十二条借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经基金会负责人批准；借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天；
第十三条有密级的档案调阅、复制时均需基金会负责人批准；
第十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；
第十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按基金会有关保密规定办理。
第六章附则
第十六条本管理办法经基金会第一届理事会第三次会议表决通过，自2017年9月15日起执行，由基金会秘书处负责解释。