湖北经济学院会计档案管理办法

发布者:校长办公室发布时间:2017-11-21浏览次数:10

鄂经院发〔201784


第一章  总 则

第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》财政部 国家档案局令第79等有关法律和行政法规,制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

 学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

档案馆负责对会计档案工作的指导、监督、检查以及移交档案馆的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案移交档案馆前的立卷、归档、保管、查阅等工作。学校网络与教育技术网教中心负责会计电子数据的存放,确保数据安全。

第二章  会计档案内容

 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

 满足本办法第八条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三章  会计档案的日常管理

 财务处及相关单位负责各自会计档案的日常管理。按照档案馆的归档要求,每年(月)形成的会计档案,由专人负责管理会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、编制会计档案保管清册、交接、查阅利用等工作。各类会计档案的归档时间要求如下:

档案类别

归档时间

会计凭证类

每月15日前完成上月凭证装订并上柜

会计账簿类

每年2月份前完成上年各类账簿的打印装订归档

财务报告类

每年2月份前完成上年各类财务报告的整理装订归档

其他类

每年2月份前完成上年其他会计资料的整理装订归档

 为方便会计档案查阅和利用,财务处及相关单位形成的近两年会计档案由财务处及相关单位负责临时保管。对两年以上的会计档案应及时移交学校档案馆保管,因工作需要确需推迟移交的,推迟时间最长不超过年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十条 在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案馆接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十 学校严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十 学校定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十 会计档案鉴定工作由学校档案馆牵头,组织学校财务、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十 经鉴定可以销毁的会计档案,按照以下程序销毁:

(一)学校档案编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)学校负责人、档案负责人、财务处负责人、档案经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)学校档案负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案财务处网教网络与教育技术中心共同派员监销。

第十保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十会计档案交接时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第十 学校的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第四章  附则

十条 学校下属单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

 学校下属单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

学校下属单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

学校下属单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

学校下属单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

第二十预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十三条 本办法由学校财务处、档案馆负责解释。

第二十四条 本办法自颁布之日起执行。《湖北经济学院会计档案管理办法》鄂经院发〔201070同时废止。

第二十五条 学校后勤集团、湖北经贸书刊发行站等各企业化实体单位遵照本办法执行。


湖北经济学院      

20171120日     



附表1

企业和其他组织会计档案保管期限表



序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证



1

原始凭证

30


2

记账凭证

30


会计账簿



3

总账

30


4

明细账

30


5

日记账

30


6

固定资产卡片


固定资产报废清理后保管5

7

其他辅助性账簿

30


财务会计报告



8

月度、季度、半年度财务会计报告

10


9

年度财务会计报告

永久


其他会计资料



10

银行存款余额调节表

10


11

银行对账单

10


12

纳税申报表

10


13

会计档案移交清册

30


14

会计档案保管清册

永久


15

会计档案销毁清册

永久


16

会计档案鉴定意见书

永久



附表2

财政总预算、行政单位、事业单位和

税收会计档案保管期限表


序号

档案名称

保管期限

备注

财政

总预算

行政单位

事业单位

税收

会计

会计凭证





1

国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

10


10


2

各收入机关编送的报表

10




3

行政单位和事业单位的各种会计凭证


30


包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

4

财政总预算拨款凭证和其他会计凭证

30



包括:拨款凭证和其他会计凭证

会计账簿





5

日记账


30

30


6

总账

30

30

30


7

税收日记账(总账)



30


8

明细分类、分户账或登记簿

30

30

30


9

行政单位和事业单位固定资产卡片




固定资产报废清理后保管5

财务会计报告





10

政府综合财务报告

永久



下级财政、本级部门和单位报送的保管2

11

部门财务报告


永久


所属单位报送的保管2

12

财政总决算

永久



下级财政、本级部门和单位报送的保管2

13

部门决算


永久


所属单位报送的保管2

14

税收年报(决算)



永久


15

国家金库年报(决算)

10




16

基本建设拨、贷款年报(决算)

10




17

行政单位和事业单位会计月、季度报表


10


所属单位报送的保管2

18

税收会计报表



10

所属税务机关报送的保管2

其他会计资料





19

银行存款余额调节表

10

10



20

银行对账单

10

10

10


21

会计档案移交清册

30

30

30


22

会计档案保管清册

永久

永久

永久


23

会计档案销毁清册

永久

永久

永久


24

会计档案鉴定意见书

永久

永久

永久


注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理。