湖北经济学院档案管理办法

发布者:学校办公室发布时间:2022-04-22浏览次数:65

第一章    

第一条  为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在记录办学活动、彰显学科特色、维护学校合法权益、服务学校中心工作和师生群众的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、教育部《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《湖北省档案管理条例》《湖北省档案局、湖北省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称的档案是指学校、单位(部门)或个人在从事招生、教学、科研、管理、对外交流和社会服务等活动中直接形成的,对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 

第三条  学校坚持中国共产党对档案工作的领导,加强对档案工作的领导和管理,达到“三纳入”“四参加”“四同步”的要求,即将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划,纳入学校管理制度,纳入有关人员岗位职责。专/兼职档案员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。各种专项活动下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况;验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况;项目总结同时做好项目文件归档交接。

第四条  学校档案工作接受省档案局、省教育厅的业务指导、监督和检查。学校档案工作由校长领导。

  机构设置和人员配备

第五条  学校成立档案工作委员会,设主任一名,由校长担任,设副主任一名,由学校办公室主任担任。组织部、宣传部、发展规划处、教务处、人事处、学生工作处、研究生处、科研处、财务处、国际交流与合作处(港澳台事务办公室)、保卫处、资产与设备管理处、基建维修处、图书馆、网络与教育技术中心、书刊发行站、继续教育学院、后勤集团、档案馆作为委员会成员单位,负责组织、协调、研究解决档案方面的重要工作。委员会办公室设在学校档案馆,档案馆馆长兼任办公室主任。档案工作委员会的工作职责是:

1贯彻执行党和国家有关档案工作的指导思想、方针、政策、法律、法规和决定,认真落实上级档案委员会和学校党委有关档案工作的指示。

2.督促建立和完善学校各项档案规章制度,制定学校年度档案工作安排并组织实施,监督和检查有关部门落实档案法律法规情况。指导学校各单位(部门)做好档案工作。

3.研究学校档案工作中的重大问题并向学校党委提出建议。

4.负责向上级档案部门报告学校档案工作情况,完成上级档案部门交办的其他档案工作。配合上级档案部门查处有关失泄密事件。

5.一般每年至少召开一次档案工作委员会工作会议。

第六条  学校档案馆负责学校档案管理工作,学校各单位(部门)档案工作接受学校档案馆的监督、指导和检查。

第七条  学校各单位(部门)要加强对档案工作的领导,确定一名本单位(部门)中层干部分管档案工作,并确定一至两名兼职档案员,负责本单位(部门)档案的收集、整理、保管和移交工作。学校专()职档案员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,应具备一定的档案业务知识,持有档案管理员资格证书。

第八条  学校档案馆的基本任务:

1.贯彻执行国家、省(部)关于档案工作的法令、政策和规定,制订学校档案工作的发展规划与年度工作计划并组织实施,制订和完善学校档案工作规章制度与技术规范,并负责监督、指导和检查执行情况。

2.监督、指导学校文件材料的形成、积累、立卷、归档工作,指导单位(部门)内部档案建设与管理,负责学校档案工作人员的业务培训。

3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

4.开发档案信息资源,编制档案检索工具及参考资料,积极开展档案的开发和利用工作。

5.建立和健全学校档案工作网络,负责对学校档案工作人员的培训。

6.开展档案学术研究和交流活动。

7.负责档案法规政策的宣传教育工作和利用者指导工作。

8.遵守党和国家的保密制度,严守机密,确保档案安全。

9.加强档案信息化建设,推进数字档案建设和网络服务建设,实现档案工作现代化。

10.完成学校领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。

第九条  各单位(部门)分管负责人职责:

1.贯彻执行学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位(部门)工作议事日程。

2.制订本单位(部门)档案工作规章制度、工作计划,并组织实施,与档案馆共同做好业务指导、监督、检查工作,确保档案材料的归档质量。

3.加强本单位(部门)档案归档工作领导,对兼职档案员提出具体工作要求,负责本单位(部门)所有归档案卷内容、质量审查把关,保证归档文件材料齐全完整。

第十条  兼职档案员工作职责:

1.贯彻执行学校档案工作的政策和规定,完成学校布置的各项档案工作。

2.参与制订本单位(部门)档案工作规章制度、工作计划,并组织实施。

3.做好本单位(部门)的档案收集、整理、保管工作,主动接受学校档案馆业务指导和检查,按有关规定向学校档案馆移交档案。

4.切实做好归档文件材料的保密和安全工作。

5.积极参加档案业务培训,自觉提高档案工作能力和业务水平。

第三章  档案的管理

第十一条  根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定,本校档案必须由档案馆实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全。档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。在国家需要时,学校应提供所需的档案原件或者复制件。

第十二条  学校实行单位(部门)立卷归档制度,档案馆按立卷单位接收档案,各单位(部门)负责本单位(部门)形成档案的收集、整理、立卷、归档。

第十三条  学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式载体的档案材料,按本校档案材料归档范围,由所在单位的档案员收集后定期移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管、受赠等形式收集进馆保存

第十四条  按照国家档案管理有关规定,学校档案馆对档案进行实体分类,划准归档范围,确定保管年限,严把档案材料收进关。凡应归档的必须归档,不属于归档范围的材料,禁止擅自归档。对保管期限已满,失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准的,不得销毁任何档案。

第十五条  学校对科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时必须有学校档案员参加。各单位(部门)在重大项目的关键节点需提前通知档案馆,档案员同业务主管单位(部门)对应归档的文件材料加以审查,签署意见。文件材料不完整、不准确、不系统的项目,档案馆不予验收,不予上报成果。

第十六条  实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。学校各单位(部门)的专(兼)职档案员按照规定时间,经学校档案馆检验合格后,办理移交手续。档案材料归档时间为: 

1.各单位(部门)应在次学年6月底前完成归档。

2.各院系应当在次学年寒假前完成归档。

3.科研类档案应当在项目完成后两个月内完成归档;基建类档案应当在项目完成后三个月内完成归档,其中,重大基建项目档案在移交归档后方可进行财务报销。

4.重大、重要活动档案在活动结束后一个月内完成归档。

第十七条  校档案馆馆藏档案按高等学校档案实体分类法分类、编目、编制检索工具,所有档案按类别—年代顺序排架。

第十八条  归档档案应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求,电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)和《党政机关电子公文归档规范》(GB/T 39362-2020)执行。

第十九条  学校与校外协作单位完成的项目,应及时将有关档案移交至学校档案馆。

第二十条  学校档案馆应加强档案的日常管理,提高安全防范意识和保密意识,做好“八防”工作,对馆藏涉密档案实行密级管理,定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,对有破损、褪色、字迹不清的档案及时修复,非纸质载体出现损毁现象的及时复制,确保档案信息与载体的安全。

第二十一条  学校档案馆应做好档案统计工作,对每年收进移出档案材料、馆藏档案及档案利用等情况进行综合或专项统计分析,并按国家有关规定做好统计报表上报工作。

第二十二条 学校档案工作要积极采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。

第四章  案的利用和公布

第二十三条  学校档案馆按照国家有关规定公布档案,一般应当自形成之日起满三十年向学校和社会公开。持有合法证明的单位和个人,都可以利用已开放的档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

1.涉及国家秘密的。

2.涉及专利或者技术秘密的。

3.涉及个人隐私的。

4.档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条  凡本校各单位(部门)因工作需要利用档案的,可直接到学校档案馆办理有关手续后进行查阅。本校教职员工、外单位及个人利用档案的,持合法证明或合法身份证明,在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后,可以查询已公布的档案。境外组织或个人利用档案的,按国家有关规定办理。

第二十五条  未开放的档案,仅供学校内部使用。查阅、摘录、复制未开放的档案,须经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。档案馆应按照国家的有关规定,制定开放档案的计划和实施方案,报请上级有关主管部门审定后,定期向学校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案,以及其他已到开放时间但仍不宜开放的档案,经学校批准,可以延期开放。

第二十六条  学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。

第二十七条  学校档案馆是出具学校档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十八条  学校档案馆设立专门的目录室和阅文室,并积极开发档案信息资源,编制并提供必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第二十九条  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校档案馆优先提供利用。经学校档案馆同意寄存的档案,归寄存者所有。其所有者向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害学校、社会、集体和其他公民的利益。学校档案馆如需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十条  积极开展编研工作,不断加强档案史料研究、整理和信息资源开发工作,服务于学校领导和中心工作。

第三十一条  学校鼓励校内外档案利用者利用已开放的学校档案进行档案编研、校史研究等工作。

第五章  条件保障

第三十二条  学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各单位(部门)应对用于保存本单位(部门)归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第三十三条  严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》建设档案馆。实行办公区、阅档区、库房区三分开。档案馆库房的设置符合档案保管要求,用房面积应预留一定的发展空间;存放涉密档案设专门库房;存放声像、电子等特殊载体档案配备专用设备。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第三十四条  学校适应档案工作现代化需要,有计划地为档案馆配置信息处理、复印、录音、照相、扫描、缩微、恒温、恒湿、档案装具等必备设备。

第三十五条  学校档案馆采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。学校为档案馆配置现代化、信息化设备设施,保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第三十六条  各学院要配备专室、专柜保管教学档案,其他单位(部门)要配备专柜保管档案。

  奖励与处罚

第三十七条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位(部门)或者个人,给予表彰和奖励。 

1在档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。

2.在档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。

3在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

4将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。 

5同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。 

第三十八条  有下列行为之一的,学校根据情况轻重给予批评或行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

1.玩忽职守,造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的。

2.违反保密规定,擅自提供抄录、公布档案的。

3.涂改、伪造档案的。

4.擅自出卖、赠送、交换档案的。

5.不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的。

6.违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。

7.其他违反档案法律法规行为的。

    

第三十九条  会计档案的管理,遵照《湖北经济学院会计档案管理办法》执行。学生档案的管理,遵照《湖北经济学院学生档案管理办法》执行。

第四十条   本办法由湖北经济学院档案馆负责解释。

    第四十一条  本办法自印发之日起施行,原《湖北经济学院档案管理办法》(鄂经院发〔2003145号)废止。