校内各单位：
为进一步做好学校档案材料收集归档工作，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作。根据学校办公室（档案馆）工作安排及档案管理的有关规定，请各单位（部门）按照学校归档范围收集2021年度档案材料，现将2021年年内档案的移交工作通知如下：
一、档案移交时间安排
1、各单位文书档案文件资料（含各单位大事记及有保存价值的声像材料）移交时间安排（见附件1）；
2、财会类2020年及以前的账本、凭证等归档材料于12月30日前移交；
3、 学籍类档案按学年度归档的材料于当年11月10日前移交；
4、科研、基建和招投标项目文件材料在结题或验收完成后两个月内移交档案馆。
5、如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章；
二、档案归档要求
1、各单位（部门）负责人为归档工作的第一责任人，需指定专人（兼职档案员）负责本单位（部门）的档案归档工作。兼职档案员原则上要求保持三年不变，如果确有工作需要调动兼职档案员的单位，请及时将兼职档案员名单（附件2）及联系方式报档案馆，以便存档和工作联络，兼职档案员无调动的不用填写该名单。
2、档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，应做到档案材料应收尽收，请各单位（部门）高度重视，从即日起按归档要求进行收集、整理、归档。
3、各单位档案的收集范围须按《档案分类归档范围和保管期限规定（试行）》（见附件3）执行；
4、档案资料必须齐全完整，保证档案之间的必然联系，充分体现其价值；
5、必须移交档案原件资料；
6、各单位移交档案必须履行移交手续，由移交单位从系统里打印（一式二份），连同电子版（电子版文件名须标注移交单位名称）一并移交档案馆，交接双方签名盖章。
联系人：丁明香
联系电话：81973786
附件1：
2020年各单位移交档案时间安排(附件1）.docx
附件2：湖北经济学院档案管理人员信息登记表（附件2）20210310.docx
附件3：湖北经济学院档案实体分类实施细则（附件3）.docx
学校办公室（档案馆）
2022年3月3日